Farvel til e-post og glemte frister

Visjonen til Tor Eilif Sjømark i Trondheim kommune er i ferd med å bli virkelighet. En felles digital løsning der byggherre og entreprenør kan varsle og følge opp endringer i byggeprosjekter helt sømløst.

Publisert: 2020-10-27 Sist oppdatert: 2020-11-03

Nye_Torvet_6B_2_Foto Glen Musk_crop_660px.jpg
Det nye torvet i Trondheim har vært det største enkeltprosjektet Trondheim kommune har hatt på mange år. Prosjektet ble ferdigstilt i juni 2020. Foto: Glen Musk.

– Jeg fantaserte om en digital løsning der varslinger kom til rett person på rett tid, sier Sjømark som er avdelingsleder for byggelederne i Trondheim kommune.

Fantasien blir nå virkelig. Den nye løsningen, ISY Prosjekt Endring, er en samhandlingsplattform for endringsmeldinger i byggeprosjekter.

– Det har blitt akkurat som jeg så for meg. Entreprenøren varsler om en endring og varselet går rett til den som skal signere hos byggherre. Byggherre signerer elektronisk, og endringen oppdateres automatisk i ISY Prosjekt Økonomi. På denne måten har du full kontroll på økonomien hele veien, sier Sjømark.

Prosjektet er nå i ferd med å ferdigstilles, og skal tas i bruk i alle nye byggeprosjekter i Trondheim kommune fra nyttår.

Enklere, mer effektiv og mer oversiktlig økonomi
Endringer i et prosjekt kan gi store økonomiske utslag. Det vet Sjømark alt om. Etter mange års erfaring fra både entreprenør- og byggherresiden hadde han klart for seg hva som manglet.

– Jeg ville lage noe som fungerer optimalt for både entreprenør og byggherre. I dag kommer endringsmeldingene i alle former: på epost, personlig overlevering og som faks. Du er hele tiden prisgitt at varsler om endringer ikke forsvinner i det sorte e-posthullet, forklarer han.

Med en frist på to uker for å svare på varsler er det avgjørende å ha et godt system for å håndtere dem. I dag finnes det ingen slik digital løsning.

– Plutselig skjer det en glipp. En kollega har vært syk eller en e-post blir liggende, og det kommer dyre krav som man ikke er forberedt på, sier Sjømark.

Gevinstene er høsteklare
Gard Valle Arefjord, rådgiver i NoIS, har jobbet i prosjekt-teamet fra start. Han og resten av teamet lovpriser kommunen for å være svært fremoverlent.

– Folkene fra Trondheim kommune har vært helt fantastiske. De har beskrevet utfordringene i detalj og vært veldig involvert hele veien. De er langt fremme i skoen på digitalisering, og dette vil også være til stor nytte for andre, sier Arefjord.

For snart kan programmet tas i bruk av flere enn Trondheim kommunes medarbeidere. Teamet trekker særlig frem relevansen for byggherrer som allerede bruker ISY Prosjekt Økonomi. Ny funksjonalitet vil også komme til, og etter hvert vil Trondheim kommune integrere løsningen med sitt arkivsystem.

– Løsningen testes i høst, og fra nyttår vil den introduseres til markedet. Det blir veldig spennende, avslutter Jon Sommervold, NoIS, som er løsningsarkitekten bak den nye løsningen.

Profilbilde av Hanne Merete Glad
Hanne Merete Glad
Gruppeleder
 

Nyheter

- av 253