Kutter kostnader med digital håndtering

Trondheim kommune tar i bruk en programvare som gjør det mer effektivt å følge opp kontrakter i bygge- og anleggsprosjekter.

Publisert: 2019-10-05 Sist oppdatert: 2019-10-08

Torvet i Trondheim6 - Foto Carl-Erik Eriksson_fixed_crop_660px.jpg
Det nye torvet i Trondheim skal stå ferdig sommeren 2020. Foto: Carl-Erik Eriksson

Enhet for kommunalteknikk i Trondheim kommune planlegger og gjennomfører årlig bygge- og anleggsprosjekter for om lag én milliard kroner. Det innebærer samarbeid og kontraktsoppfølging med mange ulike leverandører. I et hvert byggeprosjekt, som for eksempel oppgraderingen av Torvet i Trondheim, vil det oppstå endringer underveis.

– Med det volumet av endringsmeldinger vi håndterer vil det utgjøre en betydelig forskjell for oss å få på plass denne programvaren, sier avdelingsleder for støttetjenester i Trondheim kommune, Knut Helge Togstad.

Han forklarer at de til nå har måttet arbeide manuelt. Det gjør kontraktsoppfølgingen svært tungvint og tidkrevende.

– Den nye løsningen vil gjøre oss enda bedre i stand til å overholde kravene i Norsk Standard, for eksempel varslingsfrister, som har vært en annen utfordring ved å arbeide manuelt, forteller han.

Stiller høye krav
Programvaren NoIS utvikler for Trondheim kommune vil etter planen være klar i slutten av første halvår 2020. Frem til da vil medarbeidere fra NoIS og kommunen samarbeide i et smidig utviklingsløp. Salgssjef Prosjektstyring i NoIS, Knut Erik Abrahamsen, ser med forventning på samarbeidet som vil resultere i en helt ny type programvare.

– Å håndtere så mange store og små kontrakter er krevende og jeg er imponert over hvordan Trondheim kommune ser på mulighetene for å digitalisere og effektivisere denne prosessen, sier Abrahamsen.

Kommunen legger stor vekt på at systemet skal være intuitivt og enkelt å jobbe i, og stiller store krav til NoIS på brukervennlighet.

– Det er svært viktig for oss at programvaren skal være så enkel at man slipper store opplæringsprogrammer, ikke minst fordi også eksterne parter skal bruke løsningen, sier Togstad.

Vil lette prosjektstyringen
Den nye løsningen integreres med Trondheim kommunes arkiv, i tillegg til ISY Prosjekt Økonomi som kommunen allerede er bruker av. Dette tror Togstad vil kunne skape merverdi utover den umiddelbare effektiviseringseffekten.

– Vi ønsker en digital arbeidsflyt rundt endringskravene og endringsordrene vi håndterer. Vi vil erstatte manuelle måter å jobbe på, med at vi nå kan utnytte datasystemene våre på en bedre måte, sier Togstad, og legger til:

– Den nye løsningen vil samle og arkivere alle endringsmeldinger, og vi håper derfor å kunne kutte kostnader knyttet til kontraktsoppfølgingen. Dette vil igjen gagne entreprenørene, rådgiverne og andre aktører som vi samarbeider med, forteller Togstad.

Programvaren utvikles i første omgang i tett samarbeid med Trondheim kommune, men vil bli tilgjengelig for andre interesserte når den er ferdig.

Lyst til å lese mer? I ISYnytt 02/19 finner du en utvidet versjon av denne artikkelen.

Profilbilde av Knut Erik Abrahamsen
Knut Erik Abrahamsen
Gruppeleder
 

Nyheter

- av 208