Bedre oversikt og enklere planlegging i byggeprosjekter

Med 120 årlige byggeprosjekter ønsket Statsbygg en systematisk innsamling av prosjektdata for å sikre erfaringsoverføring mellom de ulike prosjektene. En ny og skreddersydd erfaringsdatabase er tatt i bruk og lanseres som en egen modul i ISY Prosjekt Økonomi.

Publisert: 2018-10-04 Sist oppdatert: 2018-10-10

Statsbygg har 900 ansatte, og er en statlig forvaltningsbedrift under Kommunal- og moderniseringsdepartementet. I tillegg til forvaltningsansvaret for 2,9 millioner kvadratmeter, er Statsbygg ansvarlig for om lag 120 pågående byggeprosjekter årlig. Bare i 2018 bygger Statsbygg for rundt 6,8 milliarder kroner.

- Vi er en stor flergangsbyggherre, og ønsket et bedre system for å sikre erfaringsoverføring. Vi så verdien av systematisk innsamling av prosjektdata for å lære mer av tidligere gjennomførte prosjekter. Målet vårt var å etablere en base av erfaringsdata som både kunne gi bedre oversikt underveis i byggeprosjektene og statistikk til hjelp ved planlegging av fremtidige prosjekter, forteller Sidsel Skappel som er seniorrådgiver i Statsbygg.

I 2017 inngikk Statsbygg et samarbeid med NoIS for å videreutvikle ISY Prosjekt Økonomi med en modul for håndtering av erfaringsdata for prosjektene.

- Det var på høsten 2017 vi igangsatte utviklingen av ny erfaringsmodul i samarbeid med Statsbygg, forteller Cathrine Risvik som er produkteier for ISY Prosjekt Økonomi.

Hun har vært NoIS sin prosjektleder, og forteller at utviklingsarbeidet pågikk frem til sommeren 2018.

- Det har vært artig og spennende. Det har vært litt gi og ta, men sammen har vi funnet gode løsninger, forteller Skappel.

Hun var systemforvalter og har vært Statsbygg sin prosjektleder i utviklingen av det nye systemet.

Lansert juni 2018
Det nye systemet er skreddersydd for å håndtere erfaringsdata for byggeprosjekter og gjør det mulig å sammenligne ulike prosjekter, og ulike faser i byggeprosjekter.

- I tillegg til å gi oss lærdom fra tidligere gjennomførte prosjekter, er dette et viktig hjelpemiddel for å utarbeide, kvalitetssikre og vurdere kostnadskalkyler i prosjektene, forteller Skappel.

Følger prosjektmodellen
Det nye systemet er tilpasset Statsbygg sin prosjektmodell, og følger dermed de ulike fasene i byggeprosjektene. Systemet kan imidlertid tilpasses ulike prosjektmodeller i ulike virksomheter.

For å sørge for at prosjektene kvalitetssikres underveis, må prosjektlederen registre alle data etter hver fase i prosjektet. Mangler registreringen eller godkjenning av sjekklister, går ikke prosjektet videre.

Status for prosjektene vises med farger på startsiden til erfaringsmodulen og i prosjektmodellen til det enkelte prosjektet.

- Systemet har et enkelt og moderne brukergrensesnitt som gir en god oversikt, mener Skappel.

I tillegg til å samle data og dermed gi god brukerdokumentasjon til nye prosjekter, gjør systemet det enkelt å holde både økonomien og analysedataene i kalkylene oppdaterte gjennom hele prosjektet. Systemet gjør det dessuten enklere å registrere sluttkostnad etter sluttoppgjøret med entreprenør.

Erfaringsmodulen gir mye god data
Den nye modulen besvarer mange relevante spørsmål om prosjektporteføljen. Både internt og eksternt underveis i byggeprosjektene.

- Vi får nå enkel tilgang på nøkkeltall om prosjekteringskostnader, om fordeling av fasekostnader og kostnadsutvikling. Ikke minst kan vi følge fordelingen på bygge- og planleggingstid, og vi kan enkelt indeksregulere tall så vi kan sammenligne prosjekter over tid.

Et godt analyseverktøy
Statsbygg har veldig mange ulike typer prosjekter og har behov for å kunne studerer mer enn helt overordnede erfaringstall. Systemet gjør det mulig å gå dypt ned i dataene for å gjøre flere typer analyser.

- Helt overordnede erfaringstall gir ikke alltid mening. Vi må ofte sortere på størrelse og entrepriseform, og av og til på type bygg og type arbeid. Det varierer med ulike forespørsler fra prosjektene, forteller Skappel.

Skappel mener derfor at det en stor fordel at systemet tillater bygging av egne rapporter og Dashboards gjennom uttrekk i Excel. Dette øker fleksibiliteten og gjør det mulig å tilpasse bruken til ulike problemstillinger. På denne måten kan dataene også presenteres for de som ikke har tilgang til modulen.

Modul i ISY Prosjekt Økonomi
Fra høsten 2018 tilbys det nye systemet som en egen modul i ISY Prosjekt Økonomi. For de som ønsker å ta i bruk Erfaringsmodulen, råder Skappel til å ha en dedikert person som har eierskap til modulen og dataene.

- Ved å ha en klar definisjon av hvilke data som skal registreres og en tydelig ansvarsfordeling for hvem som skal regi-strere hva og når, er man godt på vei til å lykkes med Erfaringsmodulen, sier Skappel.

- I tillegg må organisasjonen faktisk bruke erfaringsdataene til læring og styring, avslutter Skappel.

Profilbilde av Cathrine Risvik
Cathrine Risvik
Produkteier ISY Prosjekt Økonomi
 

Nyheter

- av 175