Ny digital utvikling for prosjektledere

Digital samhandling og proaktiv prosjektledelse gjør det lettere for prosjektdeltagere å kommunisere mer effektivt og holde seg til verdiskapende aktiviteter.

Publisert: 2017-01-31 Sist oppdatert: 2017-02-13

Leif Rathe i Norconsult AS er svært bevisst på hvordan prosjektledelse bør utøves, og han har sitt digitale favorittverktøy; ISY Prosjekt. Han er selv hovedmannen bak produktidéen og konseptet som ligger til grunn. Norconsult Informasjonssystemer AS (NoIS) overtok rettighetene til produktet høsten 2016 og Rathe startet selv som senior prosjektleder hos Norconsut AS.

ISY Prosjekt er en samhandlingsløsning – kall det gjerne et prosjekthotell på prosjektleders premisser og benyttes nå i det pågående prosjektet Røa Centrum, et prosjekt som omfatter 21.000 m2 bolig, forretning og parkering.

– Allerede fra starten er det viktig at man får en god samhandlingsløsning som gjør at man faktisk kan slutte med en del unødvendige ting, forklarer Leif Rathe.

Slutt på møtereferater. Slutt på vilkårlige e-poster
– Noe av det første vi sluttet med i dette prosjektet, var å skrive og lese møte-referater. Nå bruker vi i stedet saker som metode for å håndtere gjøremål, sier Rathe.

I ISY Prosjekt har alle saker en ansvarlig og en tidsfrist. Den ansvarlige får varsel ved bevegelse i sine saker, og ikke minst varsel når tidsfristen nærmer seg. Alle deltagere som saken angår vil være følgere av saken slik at de også får varsler.

– Med dette tar vi bort en av de verste tidstyvene man kan ha. Å rote rundt i gamle møtereferater i et prosjektmøte er noe av det minst meningsfulle man kan gjøre. Hver oppgave følges mye enklere opp som en enkeltsak. For oppgaver som har flere steg, benytter vi prosesser. I tillegg logger vi utviklingen i saken, setter neste aksjon og kategoriserer slik at dokumentasjonen blir tydelig.

– Det andre vi frigjør er e-post, som egentlig er en ganske dårlig kommunikasjonsform. Vi bruker heller samtaler i prosjekthotellet. Meldingen kommer uansett til rette vedkommende på e-post, men med link direkte til rett sted i prosjekthotellet slik at vi kan følge kommunikasjon, saker, og fremdrift på prosjektet vårt samlet på én plass. Dette gjør det veldig lett å finne igjen for dem som trenger det, samtidig som historikken alltid er tilgjengelig og søkbar, forklarer han. Hvem har vel ikke vært i et prosjekt hvor noen har sluttet underveis? Det kan være ganske ugreit å ikke få tilgang til den gamle mailboksen hennes eller hans.

Samtaler er tilgjengelig de fleste steder i løsningen, f.eks. knyttet til dokumenter, saker og prosesser – eller frittstående.

Å lage liv i systemene
Det tredje Rathe er opptatt av, er å koble samhandling, kvalitetssystem og oppfølging. Alle bedrifter har et kvalitetssystem, men ulempen er at de ofte er en samling «døde» dokumenter som resulterer i at alt blir manuelt. Løsningen er å lage liv i disse kvalitetssystemene slik at det blir prosesser som knytter både ansvarlig og datoer til dokumentene og aktivitetene de definerer.

– Dermed får man satt i gang en trafikk-lysvarsling, med grønne, gule og røde lys avhengig av hvor man er i prosessen – om ting er levert eller skal leveres. Trafikklys er implementert på alt, fra prosesser til saker og dokumenter. Alt blir målt, registrert og varslet, forklarer Rathe.

– I Røa-prosjektet planlegges dokumentleveranser med ansvarlig og dato – vi har sluttet med manuelle dokumentleveranseplaner. Ved å legge de inn i systemet får alle ansvarlige varsler, noe som øker sannsynlighet for riktig leveranse til riktig tid. På prosjektets hjemmeside har hver enkelt har sitt individuelle dashboard med sine oppgaver.

– Dette er din personlige prosjektside, som sier noe om hva du som prosjektdeltaker skal bry deg om, sier Rathe.

LEAN
LEAN betyr at man jobber sammen mer effektivt, og ikke minst, slutter med ting som ikke er verdiskapende.

– Som for eksempel at vi slutter med møtereferater, at vi slutter å lete etter informasjon i gamle møtereferater og personlige e-poster, at vi slutter med manuelle dokumentleveranseplaner, at vi slutter med manuell statusoppdatering – og at alt er i tilgjengelig for alle, sier Rathe.

– Og best av alt: jeg kan slutte å mase på andre og bruke tid på skaffe meg oversikt over fremdrift og avklaringer.

BIM-modellen i framtidsplanlegging
– Fremover skal vi jobbe med fremdrifts-planlegging i Røa-prosjektet, både på prosesser og på bygging. Vi har satt fokus på alt som skal trygge at produk-sjonen skjer som planlagt.

– Derfor har vi brukt BIM-modellen i planverket slik at de ulike elementene, eller objekter som det heter i BIM-verdenen, blir levert inn på riktig sted i fremdriftsplanen automatisk. Vi ønsker også å bedre risikostyringen. Dette er de viktigste elementene, sier Rathe.

– Med ny teknologi implementerer vi BIM-modellen, som kobler det man skal bygge sammen med prosjektstyringen. Dette fungerer godt i en samhandlings-løsning. De ulike verktøyene som benyttes snakker sammen og hjelper den enkelte i sin hverdag. Det er kvalitetskontroll integrert i arbeidsprosessen. Alt registreres én gang.

– Med den nye løsningen ISY Prosjekt ønsker NoIS å hjelpe sine kunder med å bedre sikkerheten og kvaliteten, redusere byggetid og kostnader, samt øke produktiviteten og kundetilfredsheten. Vi har store forventinger til løsningen i Røa-prosjektet, og så langt ser dette meget bra ut, avslutter Rathe.

Profilbilde av Øyvind Norvald Jensen
Øyvind Norvald Jensen
Marked og forretningsutvikling
 

Nyheter

- av 145