ISY Prosjekt Økonomi: – En åpenbar fordel for oss

– Vi har fått større krav til både prognostisering og rapportering som ville blitt svært arbeidskrevende uten ISY Prosjekt Økonomi. Verktøyet har derfor blitt svært godt mottatt både hos prosjektlederne og ledelsen, sier Spesialkonsulent i vann- og avløpsetaten i Bergen kommune, Ali Mekki.

Prosjektoppfølgingssystemet er nylig valgt og benyttes foreløpig av to avdelinger. Formålet med anskaffelsen er å gi prosjektledere og ledere fortløpende oversikt over økonomien i både enkeltprosjekt og for samlet prosjektportefølje, slik at Bergen kommune får et bedre utgangspunkt for å gjøre økonomiske prioriteringer. Enkel tilgang til historiske prosjektdata innebærer at kommunen gjennom implementering av ISY Prosjekt Økonomi tilbys et bedre beslutningsgrunnlag til planlegging av fremtidige prosjekter.

– Vi er i første omgang to avdelinger som skal bruke ISY Prosjekt Økonomi i Bergen kommune: Etat for Utbygging (EFU), som bygger nye kommunale bygg og Vann og avløpsetaten (VA), som bygger og driver vann og avløpsnettet i Bergen, sier Mekki før han legger til:

- Vi har nylig hatt en omlegging av konteringssystemet for å få mer nytte av automatikken i ISY Prosjekt Økonomi, og prosjektlederne jobber nå med å oppdatere sine prosjekter i henhold til kontrakter og kjente endringer frem mot årsskiftet som vil være første rapporteringspunkt.

Ingen skjeletter i skapet
Bergen kommune stilte krav til at det nye systemet blant annet skulle kunne vise historiske økonomidata, gi mulighet for å holde kontroll over fremtidige forpliktelser, periodisere kostnader og rapportere på andre statusindikatorer i prosjektene. I tillegg måtte det være mulig til å hente ut erfaringstall og se trender. Systemet måtte også på en god måte kunne håndtere endringer underveis i prosjektene.

- VA opplever NoIS som en dyktig leverandør som fant gode løsninger på våre problemstillinger, smiler Mekki og påpeker videre at det er en åpenbar fordel med ISY Prosjekt Økonomi at det er enkelt i bruk slik at det er lite oppfølging av prosjektlederne etter at de har vært på kurs.

Enkelt forklart hjelper ISY Prosjekt Økonomi prosjektledere med å holde styr på kontrakter og ikke minst endringer på disse uten at de må oppdatere egne regneark. De får også oppdatert bokførte poster hver natt slik at de vet at økonomitallene er korrekte. I tillegg får Bergen kommune også ut nyttige samlerapporter for den enkelte prosjektleder eller på større grupper av prosjekter.

– Dette opplever vi som et stort pluss. Det faktum at ledelsen også får innsyn i status gjør at de kan forsikre seg om at det ikke eksisterer noen skjeletter i skapene, bekrefter Mekki.

Hva er planen fremover?
– Systemet skal tas videre i bruk hos VA ved at vi tar i bruk både porteføljemodulen og modulen for oppfølging av mengderegulerbare kontrakter. Målet er å ha periodisk månedsrapportering via ISY Prosjekt Økonomi på plass til første tertial 2017.

På spørsmål fra oss forteller han at EFU vil komme i gang rett etter nyttår, og han avslører også at flere avdelinger følger interessert med på implementeringen.

- Vi blir ikke overrasket om vi får følge av andre avdelinger utover året, avslutter han med et smil.