Mer tid på kjernevirksomhet - mindre på administrasjon

Nye IKT-løsninger i bruk
Hva har datasystemer og bygninger til felles? De eldes og må vedlikeholdes.Statsbygg hadde benyttet seg av regn-skapssystemet Oracle helt siden tidlig på nitti-tallet og prosjektstyringssystemet Artemis var også modent for en oppgradering. I 2011 begynte derfor det som skulle bli Statsbyggs største IKT-satsing noensinne. Prosjektet fikk navnet SPIRIT og står for Statsbyggs program for Prosjektstyring, Innkjøp, Regnskap, Integrasjon og Timeregistrering.

Drivere bak spirit-programmet
Jane Hellstrand er økonomisjef i Statsbygg og forteller at behovet for endring var omfattende og utdyper bakgrunnen for prosjektet:

- Vi manglet innkjøpssystem og ønsket en utskifting av prosjektstyringsløsning, herunder også timeregistrering.

I tillegg var det behov for oppgradering av eksisterende regnskapsløsning, samt å fjerne Statsbyggspesifikke tilpasninger.

- Ny statlig kontoplan og nye statlige regnskapsprinsipper forsterket behovet for å tenke nytt, forteller Hellstrand.

Målsetningen for SPIRIT-prosjektet var å oppnå bedre sporbarhet og dokumentasjon for Statsbyggs kjerneprosesser, moderne og brukervennlige standardsystemer, samt optimaliserte arbeidsprosesser innenfor de ulike arbeidsområdene. Valget av hvem som skulle få oppgaven med å implementere en ny prosjektstyringsløsning, falt etter nøye vurdering på NoIS.

I august 2013 startet arbeidet med å få nye løsninger på plass, og i januar i år ble de nye løsningene tatt i bruk.

Et felles brennende ønske
Innen området prosjektstyring, leverte NoIS, som underleverandør av EVRY, standardsystemene ISY Prosjekt Økonomi og ISY Prosjekt Plan.

ISY Prosjekt Økonomi dekker behovet for kostnads- og kontraktstyring for et prosjekt eller en portefølje av prosjekter og er Statsbygg sitt primære system for prosjektstyring, mens ISY Prosjekt Plan bidrar til å bryte ned kommunikasjonsbarrierer og dekker behovet for et brukervennlig planleggingsverktøy. Begge systemene har blitt tett integrert mot Oracles moduler innenfor Prosjektregnskap og Innkjøp, og sammen hjelper de Statsbygg med å ha god kostnads- og fremdriftsstyring i sine prosjekter.

Med et såpass stort og krevende IT-prosjekt er det mye som kunne gått galt, men når kunde og leverandør har et felles brennende ønske om et vellykket prosjekt, gir det heldigvis ofte gode resultater. Statsbygg har med det nye systemet fått økt oversikt og kontroll, blant annet gjennom automatiserte prosesser for sporing mellom inngåtte avtaler og betaling. Det er også blitt langt bedre integrasjon mellom de ulike systemene, noe som har ført til at kvaliteten på masterdata har økt vesentlig. SPIRIT samler rett og slett Statsbygg, sier Hellstrand og viser at hun er godt fornøyd.

Full fokus ga resultater
- Bred involvering og stort engasjement fra mange avdelinger, over 35 prosjekt- og faggruppedeltakere, mange kurstimer og flere hundre arbeidsmøter, samt en del tusen arbeidstimer har blitt lagt ned internt i Statsbygg. Dette har medført realisering av løsningen helt fra behovs-vurdering/kravspesifisering og konkurranse med forhandlinger.

Nye og mer effektive løsninger for regnskap, innkjøp, og prosjektstøtte har økt kvalitet og nøyaktighet på arbeidet og resultert i at Statsbygg kan bruke mer tid på sin kjernevirksomhet – som er å tilby kostnadseffektive og funksjonelle lokaler til statlige virksomheter– og mindre på administrasjon. Dette har bidratt til å løfte både Statsbyggs virksomhet og omdømme betydelig.

- Det er derfor en glede å feire et stort offentlig IT-prosjekt som har levert på både tid, kostnad og målsetting, avslutter en stolt Jane Hellstrand.