Trondheim kommune ønsket bedre økonomistyring av investeringsprosjekter

ISY Prosjekt Økonomi er et verktøy som gir økonomisk kontroll over et enkelt eller en portefølje av prosjekter i varierende omfang og størrelse. Programmet kan tilpasses til en rekke ulike arbeidsmetoder fra overordnet til svært detaljert.

Trondheim kommune bruker ISY Prosjekt Økonomi til både store og små oppgaver.

– Per i dag har vi over 500 aktive prosjekter i systemet, og totalt antall aktive prosjekter vil nok til enhver tid ligge på rundt 600 når vi er i full drift. Da dreier det seg om alt fra små bygningsmessige oppgraderinger og IT-prosjekter på 125 000 kroner, opp til større bygge- og anleggsprosjekter i størrelsesorden 6-700 millioner kroner, sier Henning Hårstad, Controller investering bygg i Trondheim kommune.

Hovedtyngden av prosjektene er byggeprosjekter og anleggsprosjekter innenfor vei, vann og avløp samt park- og grøntområde, men programmet blir også brukt til IT-prosjekter.

Brukte Excel

Før Trondheim kommune gikk til anskaffelse av ISY Prosjekt Økonomi ble skyggeregnskap i Excel og et annet, eldre program anvendt.

– Dette ga store rom for avvik mellom regnskapet og skyggeregnskapet, og det ble i mindre grad utarbeidet systematiske og periodiserte prognoser.

– Bakgrunnen for anskaffelsen av ISY Prosjekt Økonomi var et ønske om bedre økonomistyring av kommunens investeringsprosjekter, samt å få de ulike delene av kommunen til å få en mer enhetlig måte å styre økonomien i prosjektene.

I dag bruker kommunen ISY Prosjekt Økonomi til kostnadskontroll og kostnadsstyring på alle investeringsprosjekter.

– Med kostnadsstyring tenker vi både på enkeltprosjektnivå, via prosjektporteføljer, til samletall for sektorer sånn som for eksempel skole, barnehage, vei og vann. Det er også bestemt at all økonomirapportering på investeringsprosjektene skal skje via verktøyet.

Flere puljer med kursing

De fleste av NoIS' programmer krever kursing, og ISY Prosjekt Økonomi er intet unntak. Trondheim kommune valgte å fase inn bruken i organisasjonen i fire puljer. Den første puljen fikk opplæring og startet med bruken i månedsskiftet 2013/2014, og den siste fikk opplæring i slutten av mars i år.

– I utgangspunktet skal nå alle bruke ISY Prosjekt Økonomi, men vi ser at det tar litt tid å få alle opp å gå i forhold til å ta i bruk løsningen, så det gjenstår ennå litt før vi er hundre prosent på plass.

Hårstad mener verktøyet er brukervennlig i den forstand at det har et brukergrensesnitt som mange kan kjenne igjen, med mye pek og klikk, visuelle framstillinger og innebygde forklaringer.

– Når det er sagt ligger den største brukermessige utfordringen i forståelsen av arbeidsmetoden programmet legger opp til, og det å få taket på skillet mellom budsjett og prognose, samt disposisjoner og forventet sluttkostnad.

Hårstad og kollegaene har merket seg et par ting som kunne vært annerledes i programmet.

– Dette melder vi selvsagt inn til NoIS, og vi har absolutt inntrykk av at vi blir hørt. Vi både håper og tror at flere av disse ønskene implementeres i framtidige oppdateringer av programmet.

Forventer resultater av investeringen

Til tross for at Trondheim kommune nettopp har kommet i gang for fullt med bruken av ISY Prosjekt Økonomi, har Hårstad allerede sett at verktøyet kommer til å være til hjelp i flere situasjoner.

– Spesielt der ulike deler av organisasjonen arbeider med ulike delprosjekter innefor et større prosjekt kan man ha god nytte av den totaloversikten som ISY Prosjekt Økonomi gir.

– Et eksempel på et slikt kommende prosjekt er utbedringen av Torvet i Trondheim, hvor én sentral prosjektleder vil få bedre mulighet til å kunne følge opp ulike delprosjekter som utføres av delprosjektledere i andre deler av organisasjonen. Både gjennom rapporteringen, og ved løpende å gå direkte inn prosjektene i ISY Prosjekt Økonomi.

Hårstad forventer også at programmet vil hjelpe kommunen med å se mulige kostnadsavvik på et tidligere tidspunkt enn tidligere, hvilket vil gi muligheten til å gjøre korrigerende tiltak.

– Innføringen av programmet gir oss en organisasjonsmessig mulighet til å forbedre og i større grad samkjøre arbeidsmetoder, da ISY Prosjekt Økonomi krever en viss felles måte å jobbe på for prosjektlederne når det gjelder økonomien i prosjektene. Vi forventer også at rapportmulighetene, sammen med porteføljeoversiktene, skal kunne gi oss en gevinst både med tanke på tidsbruk og på kostnadskontroll.