Implementering av felles system for eiendomsgebyr

Selv om det IT-faglige i kommunesammenslåingen mellom Rissa og Leksvik gikk veldig bra, har arbeidet med å samordne føringsprinsippene og regulativet for den nye kommunen tatt lengre tid enn antatt.

Publisert: 2018-10-03

1.1.2018 ble Indre Fosen kommune etablert, samtidig som Trøndelag ble slått sammen til ett fylke. Kommunen består av de tidligere kommunene Rissa i Sør-Trøndelag og Leksvik i Nord-Trøndelag.

Dette er kun én av flere kommunesammenslåinger som er besluttet i Trønde-lag. Erfaringene fra sammenslåingen av Leksvik og Rissa kan derfor være nyttige for de kommunene som skal i gang med tilsvarende prosesser.

Kjell Sverre Tung, leder/saksbehandler i den nye Indre Fosen kommune, mener at implementeringen av et felles system for eiendomsgebyr har gått veldig bra.

- Alt var på plass når det gjelder bereg-ning og fakturering av de kommunale avgiftene, og faktureringen skjedde på planlagt tidspunkt, forteller han.

Tung mener imidlertid at prosessen innebar flere uventete utfordringer som har tatt mer tid enn beregnet.

Samordning mellom kommunene
Blant annet var det nødvendig å gjøre endringer på en rekke områder innenfor føring og beregning av eiendomsgebyrene. Begge kommunene benyttet ISY ProAktiv til forvaltning og Agresso for innkreving av eiendomsgebyrene. Allikevel var det ikke bare å slå sammen innholdet.

Sammenslåtte kommuner må gjennomgå alle gate- og veinavn slik at det ikke forekommer dubletter i den nye kommunen. I tillegg må gårds- og bruksnummer oppdateres. I dette tilfelle ble alle gårds-nummer i matrikkelen for Leksvik øket med 200. Dette ble ordnet av Statens Kartverk.

- Det var hektisk å få på plass nye gårds- og bruksnummer, men det som tok lengre tid var å samordne ett felles regulativ i forkant av dette. Selv om både Rissa og Leksvik benyttet ISY ProAktiv, var det ulik praksis i hvordan de førte avgiftene sine i systemet, forteller Solvor Kleiven Sæther i NoIS. Hun har arbeidet tett med kommunen i sammenslåingen.

- Erfaringen fra denne sammenslåingen er at arbeidet med å samordne avgiftsnivået for den nye kommunen, bør påbegynnes så raskt som mulig, forteller Sæther.

Istedenfor å velge en av kommunenes føringsprinsipper, var det mest hensiktsmessig å etablere et helt nytt felles regulativ for de kommunale avgiftene som ble håndtert i ISY ProAktiv. Dette innebar flere beslutninger som måtte gjøres av den nye kommunen.

- Vi startet ett år i forveien, men hadde trengt ytterligere et halvt år, mener Tung.

Opprettet en ny kommune i ISY ProAktiv
Selv om begge kommunene var brukere av ISY ProAktiv var det ikke hensiktsmessig å integrere en av kommunene inn i den andre kommunen sitt system.

- Løsningen var å opprette en helt ny kommune i ISY ProAktiv, og flytte begge kommunene inn i dette. Først den som beholdt gårds- og bruksnummer, deretter den som fikk nye nummer, forteller Sæther.

Tett kontakt mellom kommune og leverandør
I tillegg til tidsfaktoren, vektlegger Tung valg av leverandør, og ikke minst prosjektlederen hos leverandøren som helt avgjørende for resultatet.

Det er mange følelser involvert i kommunesammenslåinger. Slike omlegginger dreier seg derfor ikke bare om IT og det tekniske, men også om innbyggerne og de ansatte.

- Sammenslåinger vil kunne medføre endrete arbeidsoppgaver, og i noen grad overtallighet. Alle disse faktorene må man ta hensyn til i tilsvarende kommunesammenslåinger, forteller Tung.

Det er av den grunn viktig at prosjekt-ledelsen i den nye kommunen får et tett og tillitsbasert forhold til den eksterne leverandøren, og at denne har et helhetsbilde av organisasjonen i arbeidet med å implementere det nye systemet.

- Det er viktig at den eksterne prosjekt-lederen blir involvert i prosjektet så tidlig som mulig, og helst har kunnskap om kommunene som skal sammenslås, forteller Tung.

Tung er svært fornøyd med jobben som er gjort av NoIS som leverandør, og nevner personkjemi, og menneske-kunnskap som viktige suksessfaktorer i tillegg til den faglige kunnskapen.

- Implementering av et felles system for eiendomsgebyrene har gått bra i denne kommunesammenslåingen og både kommunen og NoIS har fått god kunnskap om hva som er viktig i slike prosesser, avslutter Tung.

Profilbilde av Solvor Kleiven Sæther
Solvor Kleiven Sæther
Konsulent
 

Nyheter

- av 176