Betydelig redusert saksbehandlingstid

Implementering av ISY ProAktiv Prosess, for håndtering av arealendringer på eiendommer, har gitt Vann- og avløpsetaten i Oslo kommune forenklet arbeidsprosess og store tidsbesparelser.

Publisert: 2018-10-03

VAV har brukt ISY ProAktiv i en årrekke. Dette er et fagsystem for håndtering av kommunale gebyrer. De fleste eiendommer i Oslo kommune betaler vann- og avløpsgebyrer basert på størrelse på byg-ningene på eiendommen. ISY ProAktiv har flere moduler, blant annet knyttet til beregning av vann- og avløpsgebyrer.

- For om lag et år siden tok vi i bruk Prosessmodulen som er et nytt system for å håndtere endringer av areal på eiendommer, forteller Monica Leihne, spesialkonsulent Oslo kommune og ansvar for koordinering av systemutvikling i gebyrseksjonen i VAV.

Når bygningsopplysninger endres, for eksempel når det gis ferdigattest eller midlertidig brukstillatelse, oppdateres dette først av Plan- og bygningsetaten i eiendomsregisteret, som kalles matrikkelen. Inntil den nye løsningen ble tatt i bruk, mottok VAV lister over disse endringene månedlig. Saksbehandlere måtte deretter sjekke hver endring manuelt opp mot et regelsett og dagens registrerte gebyrgrunnlag i gebyrsystemet, for å se om gebyrene måtte endres. Om de måtte endres, måtte dette gjøres manuelt.

- Regelsettet er forholdsvis komplekst og dette var en tidkrevende jobb, forteller Leihne. Hun har vært delaktig i hele inn-kjøpsprosessen; fra systembeskrivelse, via implementering og evaluering av det nye systemet.

Sparer mye manuelt arbeid
I den nye løsningen sjekkes endringene fra matrikkelen hver natt automatisk mot registrert grunnlag i gebyrsystemet. Systemet lager selv saker dersom syste-met finner ut at det er grunnlag for at gebyrene skal endres.

- Når en saksbehandler åpner en sak for behandling får vedkommende presentert endringene i matrikkelen og forslag til hvordan gebyrene skal se ut på grunnlag av nye bygningsopplysninger, forklarer Leihne.

Saksbehandleren kan da enten gjøre endringer på hva systemet foreslår, eller godkjenne. Om saken godkjennes uten endringer, oppdateres gebyrene slik systemet har foreslått. Dette sikrer at gebyrgrunnlagene enklere kan opp-datertes fortløpende.

- Dette sparer oss for mye manuelt arbeid, forteller Leihne. Ikke bare slipper vi mye punching, men det meste kan også gjøres ett sted, slik at saksbehandlerne slipper å må gå ut og inn av ulike systemer. Videre genereres standarddokument for vedtak og beregningsgrunnlag i systemet, slik at vi sparer tid på å utarbeide disse manuelt.

Stegvis arbedsprosess
Saksbehandlingen i ISY ProAktiv Prosess foregår i en ny brukerflate for stegvis saksbehandling. Dette innebærer at saks-behandlerne blir ledet igjennom arbeidsprosessen steg for steg, for å sikre enhetlige rutiner.

- Det er vanskelig å anslå med hvor mye, men den den nye løsningen har redusert saksbehandlingstiden betydelig. I tillegg blir saksbehandlingen og underlagene som sendes kundene mer enhetlige, forteller Leihne.

Hun mener dessuten at nøyaktigheten i ISY ProAktiv gir bedre grunnlag for å avsløre feil i dataregisteret og således redusere mangelfulle gebyrgrunnlag.

Cathrine Marstein Engen, avdelingsleder, GIS og kommunal forvaltning i NoIS, er ikke overrasket over bespar-elsene som er gjort i VAV.

- Det er ingen tvil om at automatiske oppdateringer reduserer antallet manuelle rutiner og øker den totale effektiviteten, forklarer hun.

Engen forteller at ISY ProAktiv Prosess er starten på en ny generasjon fagsystem for kommunal forvaltning der saksbehandlingen blir mer automatisk og enhetlig. Målet for NoIS er å videreutvikle det samme konseptet til flere fagmoduler og flere arbeidsprosesser.

- Ikke bare forenkler ISY ProAktiv Prosess arbeidet, og øker kvaliteten på saksbehandlingen, løsningen gir også bedre grunnlag for budsjettering og analyser som for eksempel kan brukes til å utarbeide kvalitetsforbedrende tiltak, avslutter Engen.

 

Profilbilde av Cathrine Marstein Engen
Cathrine Marstein Engen
Avdelingsleder GIS og kommunal forvaltning
 

Nyheter

- av 176