Enklere innsyn i byggesaker

ByggesaksDialog er en integrert modul i systemet ISY WinMap GeoInnsyn, og gir innsyn i dokumenter og saksgang i en web-basert løsning. Det er blitt lagt vekt på at løsningen skal være enkel i bruk og skal fungere både på PC, nettbrett og mobil. Det gir deg enkelt innsyn i alle pågående plan- og byggesaker i kommunen, når du måtte ønske.

En del av eBygg-prosjektet
Seksjonsleder for byggesak Nezad Suljanovic i Time kommune forteller at prosjektet kom i gang mot slutten av 2013 som en del av SMARTkommune-samarbeidet som inkluderer 15 kommuner i Stavangerregionen. Samarbeidet har som hovedmål å forenkle og samordne på tvers av kommunegrenser, gi et økt tilbud av elektroniske tjenester innen plan- og byggesaker, samt heve kompetansen og forbedre interne prosesser i samarbeidskommunene.

Samarbeidet er en del av eBygg-pro-sjektet som inkluderer fire regioner og til sammen 40 kommuner. Gjennom eBygg-prosjektet har NoIS utviklet ISY WinMap GeoInnsyn som en integrert GIS-løsning for saksbehandlere og publikum med innsyn i plan- og byggesaker. Modulen gir også innsyn i status i saksprosessen.

Nøkkelen til suksess
Før systemet ble gjort offentlig tilgjengelig hadde Time kommune en testperiode for å fange opp eventuelle problem, og gi saksbehandlere og arkivansatte en mulighet til å gjøre seg kjent med systemet. De fikk se hvordan programmet oppførte seg og hvordan de måtte endre rutinene for å legge inn saker og dokumenter i systemet. Den endelige versjonen ble til i samarbeid mellom kommunen, NoIS som kartleverandør og ACOS som leverandør av arkiv- og saksbehandlingssystemet Websak.

- Til å begynne med opplevde vi at det ikke var opplagt hvem som skulle svare på de ulike spørsmålene som dukket opp underveis i prosessen, forteller GIS-ingeniør Lene Dalsegg i Time kommune.

Løsningen lå i å få på plass god kommunikasjon på tvers av alle parter i prosjektet. Kommunen samlet seksjonsleder for byggesak, seksjonsleder for arkiv og GIS-ingeniør, og hadde med seg NoIS og leverandør av saksbehandlingssystemet på nett eller over telefon. Dalsegg forteller at det på denne måten alltid var noen som kunne svare på spørsmålene som måtte dukke opp, eventuelt kunne de avklare hvem som skulle finne det ut.

- Fra vi startet med disse møtene gikk det ikke lang tid før vi kom i mål med løsningen.

Upåklagelig samarbeid
Dalsegg beskriver samarbeidet med NoIS som upåklagelig og de er svært fornøyde med resultatet.

- Kompetansen deres er svært høy og de har stort sett svart på de spørsmålene vi måtte ha på stående fot. I tilfeller hvor de ikke har kunnet svare oss med det samme har de sørget for å finne svar raskt og effektivt.

Krever årvåkenhet fra kommunen
Fra 1. januar 2015 ble ByggesaksDialog offentliggjort og åpnet for alle. Innføringen av systemet har medført en del endringer i rutiner for saksbehandlere og arkivansatte i kommunen. Det blir lagt inn saksprosesser i alle byggesaker og samtlige dokumenter skal kategoriseres.

- Alle byggesaker som blir opprettet i kommunen blir synlige på eByggWeb i løpet av tre dager. Dette betyr at vi har tre dager på å sjekke innholdet i saken. Når saken er opprettet blir alle endringer og nye dokumenter tilgjengelige i løpet av neste dag. Når byggesaker er så lett tilgjengelige for publikum krever dette årvåkenhet fra kommunen, fordi eventuelle feil også blir lett synlige, sier Suljanovic.

Mange fordeler med ByggesaksDialog
Suljanovic mener at modulen fungerer godt og at kommunen har merket seg flere fordeler med å bruke programmet.

- Informasjon har blitt lettere tilgjengelig for innbyggere, politikere, næringsliv og for servicetorget i kommunen. Fordi søknader, saksinformasjon og dokumenter er mer tilgjengelig har kommunen fått merkbart færre henvendelser fra publikum angående byggesaker.

I tillegg kan han fortelle at kommunen har fått bedre rutiner for registrering av byggesaker, samt økt kvalitet i saksprosesser og rutiner for håndtering av byggesaker. Videre har løsningen forenklet kommunikasjon med offentlige myndigheter og bedret utnyttelsen av saksbehandlingssystemet.