Få tastetrykk gir full oversikt

Kirsten E. Martinsen foran en illustrasjon av nytt nærmiljøanlegg i Marikollen idrettspark.

Rælingen kommune har en bygningsmasse på hele 94 000 BTA fordelt på 43 bygg og et innleid bygg på 2 244 BTA. I tillegg har de leiligheter i borettslag som de selv eier. Ved bruk av ISY FDV får Martinsen full oversikt over hele eiendomsmassen til kommunen og detaljert infor-masjon på samme sted. Her kan hun bla i oversikter og derfra enkelt hente opp detaljer om eiendomsobjekter og leieinntekter, pluss informasjon om tiltak og aktiviteter.

– Alle tegninger av byggene som vi forvalter, er lagt inn i ISY FDV. Dette inkluderer brann- og etasjeplantegninger, brannpermer og alle andre avtaler som er relevante for de ulike byggene. Det er også lagt inn årshjul på bygningene. Disse blir skrevet ut til driftsteknikerne, som så må levere dem tilbake til ajour-føring i ISY FDV. Planen er å anskaffe iPader til driftsteknikerne for ivareta denne funksjonen på en mer effektiv måte.

Som ansvarlig for at innbyggerne har tilgang til en lang rekke kommunale tjenester og velferdsgoder, leier kommunen ut mange forskjellige typer leieobjekter. Dette inkluderer leiligheter uten tjeneste, som for eksempel borettslag og selveier, og leiligheter med tjeneste, som for eksempel omsorgsleiligheter.

– I tillegg kommer leieobjekter som legekontor, frisør- og fotpleie på eldresentre, antenneleie, bilverksted og lokaler til IKT-avdelinger. Hver leilighet har sitt eget unike nummer i systemet og det samme gjelder for kommunens egne bygg, forklarer hun.

Alle undertegnede kontrakter med leietakere og all annen informasjon som måtte gjelde leietakerne, blir lagt inn som en PDF på den enkeltes leiekontrakt i ISY FDV.

– Dette gjør at vi har full oversikt over hvilke leietakere som bor hvor og fra hvilken dato, samt når vedkommende inngikk leieavtale med Rælingen kommune.

Bedre utviklet
Kommunen brukte tidligere systemet TIPS FM.

– Dette fungerte for så vidt greit, men ISY FDV er utviklet enda bedre. Med ISY FDV har jeg nemlig mulighet til å lage flere kontrakter for et leieobjekt, noe som er veldig nyttig, ettersom det hender vi har leietakere som deler samme leilighet for en periode. Før vi tok i bruk det nye systemet, hadde vi heller ingen oversikt over tomgangsleiligheter. Det har vi nå.

ISY FDV er også nyttig i arbeidet med fakturering. Her bruker Martinsen løsningen til å generere fakturagrunnlag for den måneden som skal faktureres. Deretter sjekker hun grunnlaget og utfører faktureringen for utvalget.

– Det fine med løsningen, er at nummeringen av leilighetene har de samme objektnumrene som man finner i Visma. Hvert leieobjekt har også sitt unike varenummer som består av kontorstrengen med kontoart, funksjon og objekt som generes fra ISY FDV til Visma. Det gjør at jeg enkelt kan sende fakturaloggen direkte til økonomienheten som laster opp filen i Visma, hvor selve faktureringen og kostnadsoppfølgingen skjer.

I tillegg til leie-og faktureringsmodulen har kommunen kjøpt inn renholdsmodulen, som gjør at renholdsleder vil kunne planlegge og følge opp renholdet for bygningsmassen på en effektiv måte. Modulen skal etter planen være oppe og gå i begynnelsen av 2016.

– Vi får veldig bra oppfølging av Norconsult Informasjonssystemer og ser frem til å ta i bruk den nye modulen, avslutter Martinsen optimistisk.