ISY Eiendom automatiserer flyplassinntekter

En del av kontraktene til leietakerne på Avinors 46 lufthavner er omsetningsbasert. Det betyr at leietakerne må betale deler av leien i forhold til omsetningen. Et viktig element for å automatisere faktureringen er Avinors valg av ISY Eiendom som system for eiendomsforvaltning.

Publisert: 2013-10-02

flyplass

– Systemet bygger på ISY Eiendom Leie med noen modifikasjoner i forhold til standardløsningen. Det samme systemet har vært i bruk på Oslo Lufthavn (OSL) på Gardermoen siden 2009, sier seniorkonsulent Dag Mathisen i Norconsult Informasjonssystemer (NoIS).

– Vi hadde et gammelt system som var på vei ut siden leverandøren sluttet å yte service. Ettersom OSL allerede hadde tatt i bruk ISY Eiendom, var det naturlig for Avinor å velge samme system til alle sine lufthavner, sier Øystein Høsteland Sundby som er sjef for marked og kommersiell utvikling i Avinor.

- ISY Eiendom er løsningen for mange av de behovene vi har for et forvaltningssystem for våre flyplasser. Det vi først og fremst har arbeidet mest med er selve utleiedelen, sier Sundby. Så kommer etter hvert tegninger fra alle lufthavnene som skal inn i systemet. Et system for dette er allerede i drift hos OSL på Gardermoen. - Når tegningene er inne i systemet, får vi en enklere kobling med hensyn til arealer som leies ut.

Systemet tar seg ikke bare av bygningsmassen, men også andre anlegg. Med unntak av OSL har Avinor en registrert bygningsmasse på 233.000 kvadratmeter. Årlig har Avinor inntekter på rundt 4.3 milliarder kroner.

Ved hjelp av en webportal rapporterer leietakerne inn sine omsetningstall som danner grunnlag for faktureringen. - Vi startet den omsetningsbaserte delen av systemet i januar i år, sier Edith Holmen Dybvik, forretningsutvikler i Avinor.

Men hun påpeker at delen der kundene skal legge inn sine opplysninger om omsetningen ikke er oppgradert og tilpasset Avinors behov. - Vi venter på en opp-gradering og modernisering av denne portalen for at vi skal få en bedre kommunikasjon mot våre viktigste kunder.

Ved å kombinere informasjon om fastleie og omsetningsbar leie sammen med de grafiske mulighetene som ligger inne i systemet, håper Avinor at løsningen skal gi visuelle presentasjoner for optimal utnytting av arealene.

Ikke alt var direkte overførbart fra systemet til OSL. - Det ene er jo at vi har flere lufthavner. Vi skal for eksempel få laget en samlefaktura for leietakere som finnes på flere steder, for eksempel Narvesen. Det å få ut en felles faktura for slike leietakere ble en ny problem-stilling for oss, men det har vi nå løst, sier Sundby.

I disse dager kvalitetssikres og importeres etasjeplantegninger for lufthavnene. Systemet leser DAK-tegninger på AutoCAD-format direkte uten konvertering. DAK-tegninger benyttes i ISY Eiendom av mange kunder, men Avinors tegningsgrunnlag stammer fra ulike kilder, og er ikke laget med tanke på import i et eiendomsforvaltingssystem.

– Det gir en mer krevende kvalitetskontroll enn normalt. I tillegg er terminalbygg spesielle bygg. Særlig store åpne rom, som kan inneholde strukturer som i seg selv kunne vært egne bygninger. Det har det gitt oss geometriske utfordringer som «rom - i rom» og «øyer». Dette er imidlertid et eksempler på en kunde og en problemstilling som tar oss og systemet videre, sier Mathisen.

Fra nyttår bytter Avinor økonomisystem. - Slike endringer er aldri trivielle, men vårt grensesnitt mot økonomisystemet i Avinor og OSL er via en såkalt mellom-vare. NoIS har meget erfarne folk på økonomiintegrasjoner som bidrar i denne prosessen sier han.

- Når vi kommer i mål med systemet tror jeg vi kan hente rasjonaliseringsgevinster. Vi arbeider også med et MVA-prosjekt, sier Dybvik. Dette systemet er ganske komplisert fordi Avinor ikke kan trekke fra MVA 100 prosent på utleiearealet hvis ikke leietakere er MVA-pliktige.

Behovet for å vite MVA-status på utleiearealene gjelder alle kommersielle utleiere i Norge og ikke bare Avinor. ISY Eiendom gir en oversikt over MVA-status for arealene til enhver tid. - I tillegg skal en ta vare på historikk som viser situa-sjonen, inkludert målestokkriktige teg-ninger, minst en gang hvert år. Resultatet skal være godt nok til å få riktig fradrag for MVA på investeringer, og at ligningsvesenet og revisorer kan etterprøve dette ti år senere, sier Mathisen.

Overgangen fra gammelt til nytt system var godt planlagt og gikk veldig bra for forskuddsfaktureringen av leiebiten. Fakturering av den omsetningsbaserte leien for januar, fikk vi inn på e-post og valgte selv å rapportere inn i web-portalen for å teste at alt var korrekt, sier Dybvik.

- Vi har siden hatt en gradvis opplæring i web-portalen for våre kunder, men det er vel denne vi har slitt mest med, og håper igjen at Norconsult tar en oppgradering så vi får en mer brukervennlig portal som gjør jobben enklere for våre kunder.

Dybvik forteller at de har en del superbrukere på systemet, i tillegg er det flest innsynsbrukere. - Superbrukerne er godt fornøyd med systemet. Når vi kommer i mål og får gjort noen endringer og tilpassinger, og ikke minst oppgradering av webportalen, tror jeg at systemet blir veldig bra, sier hun.

Profilbilde av Dag Mathisen
Dag Mathisen
 

Nyheter

- av 147