Med full kontroll på planlegging og styring

Som en av landets ledende ingeniørbedrifter, og med stor grad av tverrfaglighet og samhandling i prosjekter, har Multiconsult for lengst innsett hvor viktig det er å ha god styring og ledelse, spesielt i større integrerte oppdrag. Metoder og styringsverktøy har en avgjørende effekt på lønnsomheten og kan utgjøre forskjellen på gevinst eller tap - og konkurranseevnen.

Derfor har Multiconsult til og med opprettet en egen enhet som har eierskap til utvikling av slik metodikk og verktøy.

Felles regelverk viktig

- Uavhengig av verktøy har vi parallelt jobbet mye med metoder og metodikk knyttet til planlegging, styring og rapportering, forteller siv. ing. Lars Olav Nordstoga som er sentral i denne gruppen. - Vi har brukt mye krefter på å skape en felles metodikk og et regelverk som vi kan kalle "slik gjør vi det i Multiconsult".

- I tverrfaglige, integrerte prosjekter er det avgjørende viktig at man snakker samme språk og handler forutsigbart, forklarer han. - Det forenkler og gir oss mange positive effekter. Ikke minst i forhold til gjennomføringen med BIM-metodikk hvor vi lenge har vært i førersetet.

Dette er to sider av samme sak, mener Multiconsult. Det er mest hensiktmessig å planlegge på den måten oppdraget best mulig kan gjennomføres.

Testet "alle" verktøy

Multiconsults prosjektstyringsmiljø har derfor lenge vært opptatt av å finne et nytt konsernverktøy som legger til rette for best mulig planlegging og styring av sine tverrfaglige oppdrag.

- Vi testet forskjellige verktøyløsninger, men så fort at det er en høy bruker-terskel på de aller fleste av dem, sier Nordstoga. - Det er gode verktøy, men de lar seg vanskelig implementere uten kontinuerlig driftsekspertise. I tillegg så vi at det ofte kreves en kombinasjonsløsning med Excel for å kunne generere de rapportene og den oppfølgingen som er nødvendig.

Unntaket som bekreftet regelen <br>Testingen av ISY Prosjekt Plan avdekket imidlertid fort det mest positive med NoIS sin løsning, opplyser han:

- I motsetning til de andre hadde vi her et verktøy med lav brukerterskel, i tillegg til at det ga de ønskede effekter vi var ute etter.

- Det innebar for eksempel at vi allerede i testperioden på trekvart år ga mange flere tilgang til systemet på grunn av den lave brukerterskelen og effekten det gir. Vi slapp å "pushe" systemet på folk. Programmet etterspørres og blir mer og mer tatt i bruk.

Etter at Multiconsult besluttet å kjøpe en konsernlisens av ISY Prosjekt Plan våren 2011 er det nå godt over 100 aktive brukere av systemet.

Forenkler arbeidsflyten

- ISY Prosjekt Plan bidrar til å bryte ned kommunikasjonsbarrierer, fremhever Nordstoga. – Alle involverte kan forholde seg til ett felles verktøy og felles forståelige data.

Blant de mest positive effektene av systemet fremhever Nordstoga at det legger til rette for at alle snakker samme "språk" og forholder seg til samme metodikk. Det er enklere å diskutere, planlegge og styre når man har et felles verktøy med felles begrepsbruk og felles regelverk. Det forenkler samarbeidsformen for alle parter.

Frihetsgraden er så stor som den bør være, mener Nordstoga, som ikke har erfart begrensninger av større betydning.

Sammenlignet med andre ledende prosjektstyringsverktøy er det også mye mer forutsigbart, og ikke minst skalerbart, i følge Nordstoga.

- Vi har nå brukt ISY Prosjekt Plan på de minste til de største oppdragene vi har, innen samferdsel, bygg, olje/gass og energi, med mer. Alt fra små internoppdrag på 200 timer, til kundeoppdrag på flere hundre millioner kroner.

Utviklet av og for bransjen

Nordstoga tror nøkkelen til ISY Prosjekt Plans anvendbarhet er at systemet er utviklet fra "scratch" for å møte prosjekteringsbransjens behov.

- Et sånt verktøy har vært savnet i bransjen i en årrekke. Vi oppfatter at NoIS gjorde grundig research og kartlegging i markedet før de laget systemet. Resultatet er et godt tilpasset system som også etter vår mening dekker behovet i prosjekteringsbransjen på en god måte.

- Systemet er veldig funksjonelt og gjør at man enkelt kan lage månedsrapporter og være trygg på at historiske data forblir statisk med mindre det er et bevisst ønske om å endre det, sier Lars Olav Nordstoga. - Felles data og metodikk sikrer muligheten til å sammenligne "epler og epler" i ulike oppdrag, noe som er viktig for stadig å kunne forbedre oss.

- Men noe enda viktigere, og som ikke er en kvantifiserbar effekt, er at man får bedre styring på oppdragene. Man får mer tid til å følge opp organisasjonen på en bedre måte. Kort og godt være proaktiv og ikke reaktiv, slutter han.

ISY Prosjekt Plan er så langt bare halvautomatisk integrert med Visma PX Control som Multiconsult bruker til økonomistyring, men behovet vurderes løpende mht. å integrere fullt og helt.

Neste skritt i NoIS sine utviklingsplaner er å utvikle en løsning mot bygg og anleggsbransjen hvor planfunksjonalitet blir integrert i ISY ByggOffice.