Døgnåpen portal for eiendomsmeglere i Oslo

Kemnerkontoret i Oslo kommune har redusert saksgangen mot byens meglere betraktelig etter innføring av ISY ProAktiv MeglerWeb. Nå sjekker meglerene selv om det er restanser på boligen og hva beløpet for termin- og årsgebyret er via den døgnåpne portalen.

Publisert: 2015-05-20

Vi har intervjuet Gunvald Storheil i Oslo Kommune om den helautomatiske selvbetjeningsløsningen.

Hvor lenge har kommunen anvendt ISY ProAktiv MeglerWeb?
– NoIS og Kemnerkontoret kjørte et prosjekt tilbake i 2006-2007, der det som var forløperen til den nye MeglerWeb ble utviklet og satt i drift. Dette har vært en enkel løsning som har fungert greit til sitt formål, men som over tid har blitt tatt igjen av både nye krav og ønsker til ny funksjonalitet.

Hvordan har løsningen vært tatt i bruk i kommunen?
– Løsningen kom i utgangspunktet i bruk i forbindelse med at avdelingen hver eneste dag mottok et sted mellom 15 og 20 henvendelser fra meglere via telefon, faks, brev eller e-post - tilsvarende et sted rundt 5000 henvendelser i året. For de aller fleste henvendelser var svaret at det ikke var restanser, og så ble det gitt en opplysning om beløpet for termin- og årsgebyret.

Oslo kommune og Kemnerkontoret hadde allerede begynt å se etter mulige elektroniske løsninger og muligheten for å tilby selvbetjeningsløsninger, og de ovennevnte opplysningene blinket seg raskt ut som et potensielt område der man kunne tilby selvbetjening for en gruppe brukere.

Det ble vel på et tidspunkt vurdert hvorvidt andre eksisterende løsninger i markedet kunne være et alternativ, men den gangen så opplevde vi ikke at andre mulige tilbydere kunne tilfredsstille de ønskene vi hadde til helelektronisk selvbetjening for brukerne. Det ble derfor inngått en avtale med NoIS der MeglerWeb etter hvert ble utviklet i tråd med de tanker og ideer vi hadde den gangen. Dette ble et slags pilotprosjekt på en løsning som da skulle erstatte de manuelle henvendelsene.

Når løsningen var ferdig utviklet startet jobben med å få meglere til å ta tjenesten i bruk. Dette var i en overgangsfase ikke så lett, med tanke på at Oslo frem til da hadde hatt muligheten til å tilby dette via telefon og andre kanaler. Spesielt dette med at vi ikke lengre oppga opplysninger via telefon var det en del meglere som tok tungt.


Ming Paulsen og Gunvald Storheil har jobbet mye med den nye ISY ProAktiv MeglerWeb

Hvordan har verktøyet fungert så langt?
– Vi opplever vel at vi fortsatt er litt i oppstartsfasen rent erfaringsmessig, og vi ser at det er små ting som fortsatt må på plass for at tjenesten skal bli helt optimal. Men nye MeglerWeb er mange steg videre i forhold til den gamle løsningen - og gir nå i større grad kanskje et profesjonelt uttrykk, ikke minst ved at det grafiske designet er mer moderne i henhold til dagens standarder.

Spesielt muligheten til å jobbe direkte i fagsystemet ISY ProAktiv når vi behandler MeglerWeb gjør at det er enklere for alle saksbehandlere å bruke tjenesten. Gjenkjenningsverdien er stor og vi slipper å forholde oss til en egen «sidetjeneste» som enkelte saksbehandlere opplevde at gamle MeglerWeb fremsto som. Det blir rett og slett enklere å bruke også for oss.

Har dere noen refleksjoner rundt hvilke gevinster dere har fått?
– Det er ingen tvil om at det genererer mindre saksbehandling for oss. I Oslo gjennomføres det som nevnt mange tusen eierskifter i året og for alle disse skal det i utgangspunktet hentes inn status på de kommunale avgiftene. Det er ikke så stor jobb per enkelt sak, men når mengdene blir såpass store, så blir det mye totalt sett.

Den største endringen fra den gamle løsningen er vel at MeglerWeb nå er helt integrert inn mot en egen modul i ISY ProAktiv. Dette gir en rekke fordeler som at vi blant annet gjenbruker mye funksjonalitet, som reskontro (fakturering) og betalingsoppfølging, og mye fungerer ellers som vi er «vant til». I tillegg får nå meglerne 100 % oppdatert informasjon i den forstand at de via webservices kan kikke direkte inn på våre data om gebyrene.

Meglerne forvalter nå sine egne brukere selv etter at firmaet er gitt tilgang, slik at Kemnerkontoret ikke lenger trenger å saksbehandle dette for dem. Det er opp-rettet en egen rolle som «superbruker» som kan gjøre slike ting. I tillegg er ID-porten tatt i bruk som autorisasjons- og innloggingsløsning, noe som gir en sikker bekreftelse på hvem brukere er.

Når det gjelder selve webportalen mot meglerne så har også denne blitt pusset betraktelig opp og gir nå et mye mer moderne uttrykk. Løsningen i seg selv er ikke så mye mer komplisert i innhold, men det er kommet en del funksjonalitet i tillegg som vi tror brukerne etter hvert vil sette pris på. For eksempel kan de nå se fakturahistorikken sin, det er lagt til noen flotte rapporteringsmuligheter for firmaene og meglere har ved søk mulighet til å registrere med oppdrags-nummeret i salget som vil følge med oppslaget helt ut på fakturaen. Dette siste momentet kom med i utviklingen etter konkrete tilbakemeldinger fra meglerne.

Når meglere får utvidet funksjonalitet og kan ajourføre og oppdatere sin egen brukerbase og firmainformasjon selv – slik at dette er korrekt til enhver tid – i tillegg til at Kemnerkontoret får mindre av ren saksbehandling i denne forbindelse – så taler vel gevinstene litt for seg selv.

Er dere i kommunen fornøyde med tjenesten og samarbeidet med NoIS?
– Ja, vi (Kemnerkontoret) har vært kunde av NoIS siden 2003-2004 og har alltid hatt et tett samarbeidsforhold med de kontaktpersonene og utviklerne som har jobbet spesifikt mot Kemnerkontoret – og det fungerer stort sett veldig bra.

I prosjektet rundt MeglerWeb så har Kemnerkontoret deltatt sammen med NoIS på jevnlige sprintmøter. Kemner-kontoret var vel ikke helt sikre på formatet i et slikt utviklingsløp, men så langt virker det som at nye MeglerWeb ivaretar de ønskene som vi hadde før oppgraderingen ble foretatt og vi har allerede tanker rundt eventuelle andre muligheter tjenesten nå kanskje kan tilby eller være som en del av fremover.

Profilbilde av Frode Hølleland
Frode Hølleland
 

Nyheter

- av 131