Bedre arbeidsflyt hos Sira-Kvina

I Sira-Kvina kraftselskap gleder de seg over et nytt og kostnadseffektivt timeregistreringssystem. ISY JobTech Time sparer selskapet for mye tid og papirflytting og de ansatte gir positive tilbakemeldinger.

Publisert: 2016-06-15

Ved syv ulike vannkraftverk i Rogaland, Vest- og Aust-Agder produserer Sira-Kvina fornybar energi. Kraftselskapets årsproduksjon tilsvarer omtrent 5% av all kraftproduksjon i Norge. I tett dialog med Sira-Kvina har NoIS utviklet et timeregistreringssystem som forenkler prosessen for timeregistrering og forbedrer økonomirapporteringen i kraftselskapet.

Har stått på ønskelisten lenge
Prosjektet kom i gang før jul i 2014, og startet offisielt som et utviklingsprosjekt i januar 2015. Bakgrunnen var et lenge modnet ønske om å effektivisere prosessen for timeregistrering i selskapet.

- Et annet viktig moment som muliggjorde prosjektet var at HRM-systemet vårt fra VISMA introduserte en standard importmodul som de tidligere ikke har hatt, forteller Fagleder for analyse i Sira-Kvina, Odd-Terje Helle.

Da ble det mulig for kraftselskapet å be NoIS om å utvikle et system som skulle forenkle prosessen for timeregistrering og forbedre økonomirapporteringen. Likevel var det først da Sira-Kvina gjennomførte et effektprosjekt, en intern gjennomgang av hvordan de skulle bli mer kostnadseffektive, at de fikk dokumentert at timeregistreringsprosessen var et av de områdene som de burde prioritere å gjøre noe med. ISY JobTech Time ble løsningen på det.

Bedre arbeidsflyt
Helle forteller at de tidligere har hatt et tungvint og tregt system som har medført at de ansatte i realiteten har dobbeltført timer. Ansatte har ført timer i ISY JobTech for å kunne dokumentere hva de jobber med, men for å få utbetalt lønn har de i tillegg måttet føre timene sine på et Excel-ark. Før lønnen ble utbetalt hver måned måtte disse samles inn, godkjennes av sjefen og sendes videre til de som arbeider med lønn, som igjen måtte legge inn timene i økonomisystemet.

- Det var et veldig ineffektivt system som vi har hatt alt for lenge, sier Helle.

Innebygget i ISY JobTech Time er det en egen arbeidsflyt som går elektronisk. Helle forklarer at selskapet ikke lenger er avhengige av å flytte papir mange mil.

- Noen steder er det ganske stor geografisk avstand mellom arbeidstaker og sjefen deres. Det var en langsom og tungvint prosess. Det er et viktig perspektiv oppi det hele, sier Helle.

En annen utfordring med at de ansatte dobbeltførte timer var at timene som ble registrert i ISY JobTech viste seg å ikke alltid være helt korrekte.

- Jeg tror dette skjedde fordi de ansatte ikke fikk utbetalt lønn for de timene som de registrerte der. De manglet rett og slett det store incentivet for å føre nøyaktige timer i ISY JobTech, forklarer Helle.

God kommunikasjon
- Samarbeidet med NoIS har fungert helt topp, sier Helle.

Mye av grunnen til det tror han ligger i muligheten til å snakke direkte med dem som utviklet systemet flere ganger i uken over Lync. Helle forklarer at de har brukt scrum-metoden, en metode som brukes mye i utvikling av avanserte informasjonssystemer, og at den har fungert svært godt i denne sammenhengen. Underveis i hele prosessen fikk Sira-Kvina testet og gitt tilbakemeldinger på systemet.

- Det har vært helt avgjørende å ha mulighet til å ringe dem og få løst eventuelle problemer raskt, og det har også vært en forutsetning for å lykkes.

Et godt grensesnitt
Før systemet ble tatt i bruk fikk alle ansatte én dags opplæring. Sira-Kvina kurset dem internt ved å bruke en av mekanikerne fra den interne prosjektgruppen.

- På internkurset var det mange som så litt mørkt på å måtte lære seg enda ett IT-system, men jeg tror de fleste forsto ganske raskt at dette kunne gjøre arbeidet deres med timeføringen enklere når de bare kom over den første terskelen som alle nye systemer har, sier Helle.

Før jul i 2015 gjennomførte selskapet en testperiode, hvor alle ansatte måtte føre timene sine i ISY JobTech Time og samtidig levere inn Excel-ark med timene sine. Helle forteller at selskapet sammenlignet hvordan de to ulike prosessene for å registrere timer fungerte. Resultatet gjordet dem fornøyde og de bestemte seg for å ta i bruk løsningen NoIS hadde utviklet fra 1. januar i år.

Systemet er såpass intuitivt at Sira-Kvina ikke har sett behov for ytterligere opplæring. Helle mener et godt grensesnitt har gjort at noen i alle avdelinger, kanskje spesielt blant de unge, har lært seg systemet bedre enn andre. Så hvis de ansatte lurer på noe kan de spørre hverandre.

En suksesshistorie
Mangelen på feil og klager som er kommet inn etter systemet ble tatt i bruk gjør at Helle regner både prosjektet og implementeringen som vellykket. Også tilbakemeldingene fra de ansatte er positive.

En som også er svært fornøyd med den nye løsningen er vedlikeholdsleder for elektro i Sira-Kvina, Odd Inge Tjørhom, som kan fortelle at den største forskjellen er hvor mye mindre tid han bruker på å godkjenne og sende videre sine montørers timelister. Dette er timer han nå kan bruke på andre arbeidsoppgaver.

- Det er mye mer effektivt, helt fantastisk!

ISY JobTech Time er utviklet for å kunne brukes på både desktop, nettbrett og mobil. Foreløpig har Sira-kvina kun tatt i bruk ISY JobTech Time på desktop, men Helle ser for seg at de tar det i bruk på andre flater i nær fremtid, i kombinasjon med ISY JobTech Go.

Profilbilde av Ottar Brekke
Ottar Brekke
Senior System Consultant
 

Nyheter

- av 134