Klare strategier fra snoren blir klippet!

Forvaltningen av Kristiansand kommunes eiendommer er samlet i Kristiansand Eiendom. Denne enheten har fått et omfattende ansvarsområde og forvalter en betydelig kapital. Med en eiendomsportefølje på hele 448.000m2 er det avgjørende å ha på plass gode strategier for å sørge for effektivitet, økonomistyring og gode rutiner for vedlikehold. Vi har tatt en prat med avdelingsleder i administrasjons-avdelingen, Karl Mork, om hvordan de jobber.

Publisert: 2015-05-19

Hvordan jobber dere systematisk med byggeprosjekter og eiendomsforvaltning?
– I desember hvert år vedtar bystyret i Kristiansand investeringsbudsjettet for kommunen. Forut for dette har vi fasilitert og ledet en prosess som ender opp i dette vedtaket. Vår prosess starter i januar og foregår da frem til desember – og er sånn sett en prosess som "biter seg selv i halen", forklarer Mork.

– I januar har vi møter med alle sektorene – helse og omsorg, kultur, skole og barnehage og teknisk og ber om startdokumenter på alle prosjekter de mener de har behov for. Prosessen ender til slutt opp i en shortlist. Denne diskuteres hos rådmannen, og kommunen prioriterer prosjekter utfra denne listen. Dette "nåløyet" er grunnlaget for de konkrete prosjektene vi begynner å jobbe med.

Vedlikeholdsetterslep er en kjent utfordring for alle kommuner. Hva gjør Kristiansand kommune for å holde sin bygningsmasse «i god form» og egnet til sitt formål over tid?
– Kristiansand kommune har på plass en veldig god vedlikeholdsstrategi. Vi prioriterer en del av porteføljen vår i tilstandsgrad 0 eller 1 – det vil si at det er ingen eller svake symptomer på feil på disse bygningene. Denne delen av porteføljen er fullt ut budsjettert i et 25 års perspektiv.

– For nye bygg starter strategien idet ordføreren klipper snora. I starten er det så klart veldig lite vedlikehold, men etter noen år kommer større utgifter, og da har vi i driftsbudsjettet holdt av en årlig sum. Dette betyr at vi underforbruker i starten – og etter hvert bruker vi av den oppsparte bufferen, slik at det etter 25 år går i null.

– Av de 448.000m2 vi har i vår totale eiendomsmasse, er 361.000 formålsbygg (barnehager, skoler, idrett, kultur og andre institusjonsbygg), og den prioriterte porteføljen er på 135.000m2.

Dere har benyttet ISY Eiendom i lang tid – hvordan oppleves bruken av denne løsningen internt hos dere?
– Vi har nylig vært gjennom en lang prosess og vi har brukt mye ressurser det siste halve året på å standardisere vår versjon av ISY Eiendom. Vi ønsker oss en hyllevareløsning, rett og slett, forklarer Mork.

– Vi har også løftet kompetansen internt slik at vi klarer å bruke programmet bedre. Dette har vi kommet langt på vei med. Det er nødvendig med opplæring og hyppig bruk for å vedlikeholde kunnskapen om løsningene fremover.

LCC er pålagt for offentlige byggherrer, og inntil nå har dere benyttet LCCWeb. NoIS har nå på trappene en kobling mellom ISY Calcus og ISY Eiendom der resultatet av LCC-beregningen også overføres til ISY Eiendom. Hvordan vil dette bli mottatt hos dere?

– LCC-funksjonen i ISY Calcus har vi store forhåpninger til. Den vil være veldig nytting for oss. Det vil bli enklere å følge konkrete vedlikeholdsaktiviteter - med både intervaller og kostnader. Samt så vil vi kunne anslå levetid for hver enkelt bygningsdel og tilhørende utskiftingskostnad, og det forenkler også prosesser innen øvrig drift slik som renhold, vaktmestertjenester og administrasjon, forteller Mork.

For å uttale seg spesifikt om prosjektstyring i Kristiansand Kommune, henter Mork inn byggesjef Ingvald Grønningsæter.

Hvordan sikrer dere at dere får gode prosjekter til riktig pris?
– Vi har en god prosess på hva vi faktisk har behov for og til hvilken kvalitet. Vi gjennomfører alltid konkurranser på våre anskaffelser uten at det dermed alltid velges det rimeligste tilbud, sier Grønningsæter.

– Kristiansand Eiendom har bestemt at vi beholder "bestiller-kompetansen" i eget hus, det vil si prosjektledelsesfunksjonen, resten kjøper vi eksternt.

Hvordan går dere frem for å kalkulere i tidlig fase?
– Vi bruker delvis ISY Calcus og delvis våre egne og andres nøkkeltall på huskostnad og prosjektkostnad. Kalkyler og prosjektregnskap ajourføres månedlig i faste møter etter hvert som prosjektet tar form. I de tilfeller der det viser seg å være flere alternative veier til målet – å få dekket et behov – vil vi vurdere kostnadene opp mot hverandre.

I tillegg til byggekostnad, vil LCC og carbon footprint være en del av beslutningsgrunnlaget for valg som tas?
– Vi søker bevisst etter materialer som er miljøvennlige og som gir best mulige kostnader i et LCC-perspektiv. Vi velger stort sett å gjøre denne vurderingen på et utvalg av bygningselementer da dette er et ganske tidkrevende arbeid, sier Grønningsæter.

– Vi lager også en usikkerhetsberegning i tidlig fase og rullerer den med jevne mellomrom etter hvert som prosjektet skrider frem.

Kan du fortelle litt om bruken av ISY Calcus hos dere, og hvordan dere synes det fungerer?
– ISY Calcus fungerer bra på kurante nybyggprosjekter, men er ikke så godt egnet for oss til mer ukurante prosjekter og rehabiliteringsprosjekter. Men denne oppfatningen kan nok også henge noe sammen med vår kompetanse, skyter han inn.

Avslutningsvis, Mork, hvordan synes du samarbeidet med NoIS fungerer?
– Vi har hatt et veldig tett samarbeid med NoIS om ISY Eiendom i mange år. Det faste teamet med Dag Mathisen og John Hov kan hele historien og kjenner våre rutiner. Vi opplever NoIS som en god leverandør, og de stiller opp med blant annet opplæring her hos oss – noe vi har veldig god nytte av.

Profilbilde av Karl Johan Olsen
Karl Johan Olsen
Avdelingsleder FDV og Eiendomsforvaltning
 

Nyheter

- av 134